Schôdzka, kde správni ľudia chýbali
Projekt mal dvadsaťčlenný tím. Vývojári, testeri, projektový manažér, architekt a niekoľko konzultantov. Na každom stretnutí bol prítomný aj zástupca zákazníka s dlhým titulom a presvedčením, že vie, čo jeho oddelenie potrebuje.
Ľudia, ktorí so systémom mali pracovať osem hodín denne, na schôdzke neboli ani raz. Nikto ich nepozval. Nikto neuvažoval, že by mohli mať čo povedať.
Po šiestich mesiacoch im ukázali výsledok, ktorý znechutene komentovali takto: „Veď toto my vôbec nepotrebujeme takto." Systém bol funkčný. Bol dobre naprogramovaný. Len nesedel na každodennú realitu ľudí, ktorí ho mali používať.
Ďalšie tri mesiace sa prerábali časti, ktoré sa pôvodne považovali za hotové. A celý tento čas by ušetrili, keby sa na začiatku opýtali správnych ľudí. Nepodarené sci-fi? Bohužiaľ, až často realita.
Stakeholder nie je len ten, kto projekt podpíše
V IT projektoch sa veľa hovorí o stakeholderoch, čo je po slovensky „záujmové strany”.
Ale v praxi sa pod týmto slovom zvykne myslieť iba vedenie: manažéri, riaditelia, zadávatelia. Tí, ktorí projekty schvaľujú, financujú a podpisujú zmluvy.
Reálni stakeholderi sú aj ľudia na operatívnej úrovni. Účtovníčka, ktorá každý deň exportuje reporty do Excelu a posiela ich do troch rôznych systémov. Obchodník, ktorý volá klientom a potrebuje rýchly prístup k histórii objednávok bez piatich kliknutí. Skladník, ktorý skenuje kódy v sklade bez klimatizácie a nemá čas na päťkrokové menu v aplikácii.
Ich hlas je pri návrhu systému rovnako dôležitý ako hlas vedenia. Niekedy dôležitejší.
Lebo oni sú tí, ktorí s výsledkom žijú každý deň, nielen tí, ktorí ho raz ročne uvidia na prezentácii.
Jednou z prvých úloh IT biznis analytika na každom projekte je zmapovať, kto všetko patrí medzi stakeholderov. Nie len kto projekt platí, ale kto ho skutočne používa, kto je jeho výsledkami ovplyvnený a kto bude po nasadení systému každý deň riešiť, ak niečo nefunguje. Táto mapa ľudí je cennejšia než akýkoľvek technický plán, lebo bez nej ani ten najlepší plán nestačí.
Elicitácia: práca detektíva, nie anketára
IT biznis analytik, ktorý zisťuje požiadavky, nerobí anketu. Neposiela formuláre s otázkou: čo chcete, aby systém robil? Keby zisťovanie požiadaviek bolo takto jednoduché, nevznikali by projekty so sklzom a nasadenými systémami, ktoré nikto nepoužíva.
Problém je, že ľudia veľmi presne nevedia, čo chcú, kým to neuvidia. Vedia, čo ich trápi. Vedia, čo im zaberá čas. Ale nevedia previesť svoju každodennú realitu do jazyka systémov a funkcionalít.
Elicitácia je práca, pri ktorej analytik sedí pri pracovníkovi, sleduje, ako pracuje, a pýta sa: prečo to robíš takto? Čo sa stane, keď to neurobíš? Kde ti to ide najhoršie? Čo by si potreboval, aby si to mohol robiť o päť minút rýchlejšie? Aké výnimky sa objavujú každý týždeň a ako ich riešiš?
Je to práca detektíva, ktorý hľadá, čo ľudia nevedia pomenovať, ale každý deň vnímajú. Výsledok nie je zoznam prianí. Je to porozumenie tomu, čo ľudia skutočne potrebujú, aj keď to sami nedokážu presne formulovať. A toto porozumenie sa nedá nahradiť žiadnym dotazníkom.
Prečo ľudia nehovoria o tom, čo naozaj potrebujú
Na prvý pohľad sa to zdá zvláštne. Prečo by ľudia nepovedali, čo potrebujú, keď dostanú priestor? Odpoveď je jednoduchá: väčšina ľudí si myslí, že to, čo robí, je samozrejmé alebo nepodstatné. Zvykli si na obmedzenia a výnimky natoľko, že ich ani nevnímajú ako problém.
Jedna skúsenosť: pri zisťovaní požiadaviek pre systém na správu zmlúv sa nás nikto neopýtal, či existujú zmluvy s osobitným typom dodatkov. Všetci vedeli, že existujú, ale brali to ako výnimku, o ktorej niet čo hovoriť. Keď sme sa priamo opýtali: „Ukáž mi príklad najzložitejšej zmluvy, s akou pracuješ," otvorili sa dvere do reality, ktorú nikto nereportoval, ale všetci žili.
Práve preto sa analytik nepýta len na to, čo systém má robiť, ale aj na to, čo systém nikdy neurobil správne. Tieto výnimky, obchádzania a ručné opravy sú bohatou zásobárňou skrytých požiadaviek.
Čo stoja oneskorené otázky
V projektovom riadení existuje pravidlo, ktoré som videla potvrdzovať sa znova a znova: čím neskôr sa zachytí chyba v požiadavkách, tým drahšia je jej oprava.
Požiadavka objavená v prvom týždni projektu stojí hodinu diskusie. Požiadavka zmenená v záverečnej fáze testovania stojí týždne preprogramovania. Požiadavka objavená po nasadení stojí peniaze, čas aj dôveru zákazníka.
Preto je úloha IT biznis analytika najdôležitejšia na začiatku projektu. Nie vtedy, keď treba otestovať, či všetko funguje. Ale vtedy, keď treba zistiť, čo to má vôbec robiť, pre koho a za akých podmienok. Tieto otázky sa zdajú pomalé, ale sú najlacnejšou investíciou v celom projekte.
Kto sa pýta správnych ľudí, ušetrí čas aj peniaze
V IT projekte nemá vždy pravdu ten, kto je najhlasnejší alebo kto má najvyššiu funkciu.
Pravdu má ten, kto vie, ako práca reálne vyzerá napríklad vo štvrtok ráno, keď sú problémy a už horia termíny.
Práca biznis analytika nie je o tom zapísať, čo zákazník povie. Je o tom pochopiť, čo zákazník myslí, čo skutočne potrebuje a čo si ani nevie predstaviť, že by to systém vedel riešiť.
To si vyžaduje trpezlivosť, zvedavosť a schopnosť pýtať sa správnych ľudí správne otázky v správnom čase a na správnom mieste.
Táto zručnosť sa dá naučiť. Nepotrebuje na to technické vzdelanie. Ak vás zaujíma, ako to v praxi vyzerá a čo všetko táto rola obnáša, pozrite si kurz ITBA01 na academy.springbut.com
