Prečo ľudia dokumentáciu neradi používajú
Skúsenosť väčšiny ľudí s dokumentáciou v IT projektoch je rovnaká: je to zdĺhavé, nudné a nikto to nečíta. A keď je dokumentácia robená ako povinná záverečná práca projektu, ktorú nikto nepýtal v priebehu práce, táto skúsenosť je oprávnená.
Problém však nie je v dokumentácii ako takej. Je v tom, ako a kedy dokumentácia vzniká.
Dokumentácia, ktorá vznikne na záver, aby sa splnila formalita, nemá hodnotu. Zachytáva stav veci, keď projekt skončil. Nie rozhodnutia, ktoré boli prijaté v jeho priebehu. Nie dôvody, prečo sme sa vybrali jedným smerom a nie druhým.
Čo sa stane bez nej
Na krátky čas sa zdá, že nič. Tím vie, čo robí. Každý si pamätá, o čom sa rozhodlo.
Potom nastúpi nový člen tímu. Alebo sa projekt obnoví po šiestich mesiacoch pauzy. Alebo príde audit. Alebo sa klient opýta, prečo sa konkrétne rozhodnutie prijalo tak, ako sa prijalo.
A zrazu sa ukáže, že kolektívna pamäť tímu má medzery. Každý si pamätá niečo iné. Niektoré rozhodnutia si nikto nepamätá vôbec.
V jednom medzinárodnom projekte, na ktorom som sa podieľala, sme strávili dva dni na workshope, kde sme rekonštruovali rozhodnutia z predchádzajúcej fázy. Dva dni, lebo nikto nezapísal, čo a prečo. To bol priamy náklad, ktorý sa dal eliminovať.
Čo nie je dobrá dokumentácia
100-stranový dokument plný tabuliek, diagramov a procesných schém, aktualizovaný naposledy pred rokom a pol, nie je dokumentácia. Je to archív.
Archív môže byť užitočný. Ale na každodenné potreby projektu je archív príliš pomalý a príliš vzdialený od toho, čo sa práve deje.
Dokumentácia nie je objem. Dokumentácia je relevantnosť. Dokument, ktorý odzrkadľuje dnešný stav projektu a zachytáva podstatné rozhodnutia, má väčšiu hodnotu ako desatnásobok strán, ktoré opisujú, ako veci mali fungovať pred rokom.
Čo je skutočne dobrá dokumentácia
Dobrá dokumentácia v IT projekte je krátka, priebežne udržiavaná a zameraná na rozhodnutia, nie na popis stavu.
Keď tím prijme rozhodnutie o architektúre systému, zapíše sa: čo sme sa rozhodli a prečo. Nie ako popis rozhodnutia, ale ako záznam kontextu, v ktorom vzniklo.
Keď sa zmení požiadavka, zapíše sa: čo sa zmenilo, kto to inicioval a aký bol dôvod. Nie rozsiahly dokument zmeny, ale krátky záznam.
Biznis analytik v tomto procese nie je sekretár, ktorý zapisuje za tím. Je to človek, ktorý rozumie tomu, čo je dôležité zachytiť, kde v dokumentácii to patrí a ako to formulovať, aby to bolo zrozumiteľné pre niekoho, kto prišiel neskôr.
Záver
Dokumentácia v IT projektoch má zlú povesť, lebo ľudia ju stotožňujú s objemom a povinnosťou. Keď sa od nej odtrhneme a pozrieme sa na to, čo dokumentácia naozaj má robiť, je to jednoduché: zachytiť rozhodnutia a ich dôvody, aby ich tím mohol použiť neskôr.
Koľko rozhodnutí z projektu, na ktorom pracujete, je niekde zapísaných? Nielen čo, ale aj prečo.
Ak vás zaujíma rola biznis analytika v IT projektoch, pozrite si kurz ITBA01 na academy.springbut.com.
